Opinión de
alex carrillo
en 16/04/2015
PROPUESTA DE DIGITALIZACION E INDEXACION PARA LA EMPRESA ABC INMOBILIARIA LTDA.
POR:
ALEX ALFONSO CARRILLO SANTAFE
GESTION DOCUMENTAL
NIT: 80827858-3
BOGOTA D.C.
15 DE ABRIL DEL 2015
Inicio.
Portafolio de servicios.
Riesgos del archivo.
Normatividad archivística.
Propuesta de digitalización.
DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS
Que es digitalización
Proceso mediante el cual introducimos datos al computador, empleando como medio scanner, Mouse, teclado, Digitalizadores Manuales.
Objetivos generales
* Obtener una copia confiable de la información contenida en documentos.
* Observar la información de la manera más rápida y efectiva para agilizar procesos.
Objetivos específicos
* Introducir los documentos (Resoluciones, Decretos, Contratos, entre otros) procesados, firmados en DVD ROM y USB con el fin de visualizarla en el computador.
* Evitar la pérdida de documentos.
Ventajas del proceso.
* Digitalizando la información, podemos transportarla de un sitio a otro sin mayor esfuerzo, en CD o USB y consultarla por medio de la Intranet de la empresa ya que no necesitamos trasladar todo un folder o Una AZ, tan sólo las páginas que necesitemos.
* Evitamos riesgos por pérdidas o daños de los soportes físicos y de documentos de suma importancia.
*Aumentamos espacio libre en nuestro sitio de trabajo.
Estructura y organización de los documentos
Se guardan las páginas de cada libro, AZ, libros empastados entre otros en una carpeta con el nombre correspondiente.
Al presionar doble clic en la carpeta aparece lo siguiente.
Son Archivos que contienen la información de cada una de las páginas del libro.
Luego al ubicar cualquiera de los Archivos visualizaremos la Información que se encuentra en cada una de las páginas de la siguiente manera.
Beneficios de Nuestro sistema de Digitalización
Al aumentar la visualización de la página en pantalla, la información es totalmente legible, las letras no se pixelan.
En el tratamiento con los libros, no se requiere desarmarlos, evitando el deterioro en el archivo físico.
No se puede modificar el documento, lo cual hace nuestro método altamente seguro.
Digitalizamos páginas superiores a tamaño oficio enteras.
Riesgos de Digitalizar con Otros Métodos
Al aumentar la visualización de la página en pantalla, las letras tienden a pixelarse (Información Ilegible).
En el manejo de libros o folios empastados, se requiere desencuadernar para lograr escanear, deteriorando el archivo físico.
Se pueden convertir los documentos a formato texto, editar y modificar su contenido (Baja Seguridad en el Manejo de La información).
El tamaño máximo por página al cual se puede escanear es tamaño oficio.
Uso
1. Utilizando el explorador.
Se Permite el acceso de los Usuarios a un subdirectorio ubicado en un disco duro en el servidor, de tal manera que solo puedan consultar la información digitalizada, la cual puede ser del año en curso hacia atrás.
2. Utilizando base de datos.
Ejecutamos el programa de base de datos, y seleccionamos las opciones correspondientes para la búsqueda de datos.
El acceso a la información es por medio de una aplicación de base de datos que hace búsquedas por fecha, numero de documento, cedula, nombre contratista, tipo de archivo o en Excel.
Contamos con un sistema de copias de seguridad diaria en disco duro y USB, para evitar perdida de documentos.
Costos: folio sin problema es decir sin ganchos, encuadernados, en carpetas, etc.= $ 400.00.
Folio con ganchos, encuadernados, en carpeta, etc. = $ 1.200.00.
Al finalizar el trabajo se entregan 2 copias de la información en DVD y/o USB.
